Архивы и новые технологии

Многие из тех, кто обращается в Ленинградский областной государственный архив в Выборге, - люди пенсионного возраста, которым необходимы справки, подтверждающие стаж работы и заработную плату для оформления пенсий. К сожалению, при существующей системе за справками зачастую приходится приезжать лично (иногда из других городов), простаивать в очередях. Предлагаем вниманию читателей интервью с председателем архивного комитета Ленинградской области Владимиром Малинко, который рассказывает о новшествах в работе архива.
- Как архивный комитет Ленинградской области и государственный архив работают в условиях реформирования системы предоставления государственных услуг, в том числе перехода на электронные носители?
- Архивный комитет Ленинградской области, начиная с 2008 года проводит работу по стандартизации и регламентации государственных услуг в области архивного дела. На сегодняшний день эта работа подходит к завершению: утверждены все 4 административных регламента государственных услуг, оказываемых Ленинградским областным государственным архивом в Выборге. Перечень государственных услуг в области архивного дела включен в реестр государственных услуг для размещения в сети Интернет на региональном портале государственных услуг и функций Ленинградской области.
В настоящее время проводятся работы по созданию в Ленинградском областном государственном архиве в Выборге центра общественного доступа, в котором любой желающий сможет ознакомиться с электронным научно-справочным аппаратом архива, с перечнем услуг, предоставляемых им.
С 2008 года архивный комитет и государственный архив принимают к исполнению запросы граждан, поступающие на электронный адрес комитета и архива. Часть запросов исполняется также в электронном виде. Пока это в основном консультации о местонахождении архивных документов. Но в перспективе с появлением в 2012-2013 годах районных МФЦ появится возможность предоставлять заявителям электронные архивные копии, справки и выписки.
Мы планируем перевести справочно-поисковые средства государственного архива и, прежде всего, описи документов, в электронный вид и разместить их в сети Интернет для обеспечения пользователей информацией о составе документов государственного архива в режиме реального времени. В 2011 году из областного бюджета в рамках долгосрочной целевой программы «Развитие информационного общества в Ленинградской области на 2011-2013 годы» на эти цели выделено 3 млн 700 тысяч рублей. Работа уже идёт, и первые результаты мы получим уже в декабре.
- Каким образом осуществляется взаимодействие архива с органами Пенсионного фонда в части информационного обмена, связанного с оформлением и выплатой пенсий?
- Исполнение запросов социально-правового характера областным и муниципальными архивами является важнейшей частью услуг, так как архивные справки о стаже и размере заработной платы необходимы для оформления пенсий. Ежегодно в архивы области поступает около 25 тысяч запросов социально-правового характера. Только в 2010 году было исполнено их 26750. Принято за это время около 20 тысяч заявителей.
К наиболее востребованным документам, поступившим за последние годы в государственный архив Ленинградской области, по которым выдаются архивные справки для предоставления в органы Пенсионного фонда, относятся документы по личному составу таких организаций, как федеральное государственное предприятие «Киришский биохимический завод», закрытое акционерное общество «Высоцкий торговый порт», Каменногорская бумажная фабрика, Ленинградское управление жилищно-коммунального хозяйства. С развитием цифровых информационных технологий и внедрением их в работу государственного архива появилась возможность обеспечить прямое взаимодействие между ним и Пенсионным фондом.
Между государственным архивом Ленинградской области и отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Санкт-Петербургу и Ленинградской области заключено соглашение, которое предусматривает с конца нынешнего года переход на электронный документооборот между ОПФР, территориальными органами ПФР и государственным архивом в целях установления и выплаты пенсий и других социальных выплат. Информационный обмен предполагает, что запросы о подтверждении стажа и о заработной плате Пенсионный фонд после обращения за начислением пенсии будет непосредственно направлять в государственный архив. Документооборот будет защищенным с использованием электронно-цифровой подписи.
В государственном архиве проведена большая предварительная работа: обеспечен высокоскоростной доступ в Интернет, создана локально-вычислительная сеть, закупается необходимое оборудование и программное обеспечение. В результате десятки тысяч наших пожилых сограждан будут избавлены от необходимости лично обращаться в государственный архив за получением архивной справки. Это поможет им сэкономить время, сберечь нервы, силы и здоровье, сократятся сроки оформления пенсий.
Одновременно государственный архив станет опытной площадкой на территории Ленинградской области по развитию информационного взаимодействия с Пенсионным фондом. Практический опыт этой работы в 2012 году будет распространён на муниципальные архивы Ленинградской области, которых сегодня у нас 18.
- Предоставляет ли государственный архив архивные выписки и копии для регистрации прав на недвижимое имущество?
- Да, предоставляет архивные копии и архивные выписки из похозяйственных книг в случаях, необходимых для регистрации прав собственности на земельный участок, в том числе связанных с так называемой "дачной амнистией". Однако хотелось бы обратить внимание на то, что архивная выписка не является правоустанавливающим документом для органов Федеральной службы государственной регистрации. В соответствии с Федеральным законом "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним" для подтверждения прав на землю выписку из похозяйственной книги установленного образца выдают органы местного самоуправления. Но часть похозяйственных книг уже находится на хранении в государственном архиве. И в этом случае в администрациях муниципальных образований просят граждан представить архивную выписку из похозяйственных книг. Получивший архивную выписку, должен снова обратиться в администрацию сельского или городского поселения для переоформления её в выписку из похозяйственной книги установленной формы. Не всегда этот порядок разъясняют людям как следует. Поэтому были случаи, когда заявитель, предъявлявший для регистрации прав на земельный участок в орган Росреестра архивную выписку государственного архива, получал отказ.
Проанализировав и обсудив на рабочем совещании причины подобных отказов, архивный комитет и управление Росреестра по Ленинградской области договорились о взаимодействии в этом направлении: в адрес администраций городских и сельских поселений разослано совместное письмо с рекомендацией самостоятельно направлять в государственный архив запрос о представлении архивной выписки и не "гонять" без нужды наших сограждан за архивными выписками в Выборг.
- Где человек может получить исчерпывающую информацию о предоставляемых архивным комитетом и государственным архивом услугах?
- Всю информацию можно получить на портале администрации Ленинградской области по адресу www.lenobl.ru на странице архивного комитета. Здесь можно узнать о сроках исполнения запросов, приемных днях в государственном архиве, контактных телефонах и адресах. Кроме того, любую информацию о порядке предоставления государственных услуг, а также о месте нахождения архивных документов можно получить по телефонам в архивном комитете Ленинградской области: 274-93-62, 576-67-28, 576-64-88.
Информацию о работе государственного архива можно получить в любом муниципальном архиве Ленинградской области. Для тех, кто интересуется составом фондов государственного архива, в сети Интернет на странице архива размещён электронный путеводитель по фондам, который содержит список фондов, их название, крайние даты документов, краткую историческую справку об организации-фондообразователе и краткую аннотацию архивных документов.

Александр Дмитриев, зам. директора ГКУ ЛОГАВ